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RPAにおけるブラックボックス化を防ぐ方法
こんにちは。中小企業RPA研究会です。
今回はRPAにおけるブラックボックス化を防ぐ方法についてご説明いたします。
ブラックボックス化とは？
組織においての「ブラックボックス化」とは、名前の通りブラックボックス（黒い箱）の中で業務が行われているかのように、業務プロセスがわからなくなってしまう事を指します。
RPAにおいての「ブラックボックス化」は担当者が休職や退職した際に、RPAの運用・修正・作成ができなくなってしまう事を指します。
ブラックボックス化によるリスク
先述の通り「ブラックボックス化」により、担当者が休職や退職した際にRPAの運用・修正・作成ができなくなってしまうことは自動化がストップする事を指します。
新しい業務の自動化が進まないだけならまだしも、既に自動化できている業務もストップしてしまう可能性があります。
一度自動化してしまった業務が手動作業に戻るのは、時間・労力・精神的に大打撃となります。
また、新しい担当者が１からRPA操作を学び、１からシナリオ作成をするとなると多大なコストが発生してしまいます。
このように「ブラックボックス化」には様々なリスクがあり、事前に回避する必要があります。
なぜブラックボックス化が起きるのか？
ブラックボックス化は「業務の属人化」によって起こります。
属人化とは、「その業務は〇〇さんにしかできない」のような、業務が特定された個人に依存している状態のことを指します。
属人化の要因としては下記のような例が挙げられます。
- ノウハウや情報が共有されていない
- 業務の専門性が高すぎる
- そもそも教育体制が整っていない（マニュアルなど）
- 何でもできるマルチタスクな人材に依存してしまっている
ブラックボックス化を解消する方法
①教育体制を整える、サポートを活用する
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2名以上で学習されるのが理想ですが、試験的に1名から始めて徐々に増やしていくという方法も良いかと思います。
②情報を共有する
情報共有の1つの方法としてはRPAを1人の担当者に任せるのではなく、チームで自動化を進める方法があります。
自動化する業務の洗い出し・自動化の優先順位やスケジュール決め・業務工程の作成などをチームで話し合って進めていきます。
実際のシナリオ（RPAのプログラムの中身）については解説をExcelやWord等で保存していく、把握しやすいシナリオの作り方、解説動画を録っておく等のやり方がお勧めです。
まとめ
RPAにおいて属人化による「ブラックボックス化」が起きてしまうと、既に自動化できている業務も含めて自動化がストップしてしまう可能性があります。
「教育体制を整える・サポートを活用する」「情報を共有する」ことでブラックボックス化を解消し、一度成功させた自動化をストップさせない仕組みを作ることが重要です。
また、ブラックボックス化が起こらない仕組みを作ることで自動化をストップさせないだけでなく、自動化の「スピードアップ」や「質があがる」といったメリットも期待できます。
以上、今回はRPAにおけるブラックボックス化を防ぐ方法についてご説明させて頂きました。
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