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RPA導入の理想的な流れ
こんにちは。中小企業RPA研究会です。
中小企業RPA研究会は、同様のメンバーにて「社労士事務所RPA研究会」も運営しております。
その中でも今回は中小企業の方々にも是非ご覧いただきたい、社労士事務所RPA研究会のコラムをご紹介させて頂きます。
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RPA導入の理想的な流れ ～経営側と現場のギャップを無くすことで最大限の効果へ～
RPAの導入を検討中の方、もしくは過去にRPAの導入を試みたが思うような効果を得られなかったという方は、是非今回の記事を読んでいただければと思います。
RPAの効果を最大限に引き出すためには会社全体を見る必要と、業務を細分化して見る必要があるため、経営側と現場の実務担当者が一致団結して取り組むことが重要になります。
ここの連携が上手くとれていない場合、様々なギャップが生じ、RPAの効果を思うように発揮できずに終わってしまう可能性があります。
下記はそのように経営側と現場のギャップが生じてしまった場合の事例の一部になります。
ケース１
経営側が実務の詳細を把握できていないため、RPA化できる業務を抽出することができない（潜在的な自動化可能な業務はある）
↑↓
実務担当者がRPAを知ると、自動化できそうな業務が出てくる。
ケース２
実務を行っていない経営側からするとAという業務だけでは費用対効果が合わない。
↑↓
実務担当者からするとAという業務が自動化するだけでも効果は大きい。
ケース３
経営側としてはまずはBという小さな業務から自動化していき、徐々に自動化業務を広げて大きな効果にしていきたい、というビジョンを描いている。
↑↓
ビジョンが共有されていないと、実務担当者としては、Bという業務を自動化するだけなら、RPAの習得時間やシナリオ作成の手間を考えるとRPA化に乗り気じゃない。
このようなギャップが生まれるのを防ぐための方法ですが、成功するためのRPA導入の流れとしては以下のようになります。
RPA導入の理想的な流れ
①業務の棚卸し
RPAを導入するにあたり、最初に行う作業が「業務の棚卸し」になります。
この段階で無駄な作業と必要な作業のすみ分けや、属人化している業務に関しては標準化を図ったり、業務フローの整理などをします。
②自動化する業務の選定と担当者の選定
「業務の棚卸し」を行った後、自動化可能な業務を抽出していきます。
RPA導入を成功させるポイントとしてスモールスタートというものがあります。
最初から大がかりなものや難しい業務を自動化するのではなく、比較的簡単に自動化できそうな業務や、効果を感じやすいような業務を最初に選ぶといいと言われています。
RPA担当者のモチベーションにも大きく関わってくるため、極力スモールスタートを意識して自動化する業務の優先順位を決めるといいでしょう。
③RPAツールの選定
自動化する業務の規模や、RPA担当者によって使いやすいと感じるもの、難しいと感じるものと分かれてくるため、まずは希望の価格帯の製品をいくつか選び無料のトライアルを試してみることをお勧めします。
また、製品と同じくらい重要になってくるのがサポートの質になりますので、トライアル中でもサポートを受けられる場合はその部分も判断材料にされるといいかと思います。
④シナリオ作成&テスト運用
RPAツールを選定した後はいよいよシナリオ作成の段階に入ります。
最初のうちは修正がつきものとなってくるため、念入りにテスト運用することをお勧めします。
⑤RPAの本格稼働&シナリオを増やす
テスト運用まで問題なく進んだ場合、本格的にRPAを稼働させ実務を任せることができます。
1つの業務のRPA化に成功すると、ほとんどのケースで2つ目、3つ目と自動化のアイディアが出てきます。自動化業務の幅を増やしてRPAの導入効果を大きくしていきましょう。
業務自動化を成功させる為に ～注意点～
上記で成功するためのRPA導入の流れを記載しましたが、よくある上手くいかないケースとしては下記のようなものがあります。
・①業務の棚卸しの工程をきちんと行っていない
・①業務の棚卸し・②自動化する業務の選定と担当者の選定までは経営側だけで行い、実務担当者が関わっていない
このように①・②といったRPAを入れるよりも前の工程を疎かにしてしまい、RPA導入が上手くいかなかったというケースは多いです。
つまり③RPAの選定や④シナリオ作成といった工程よりも前の、①・②といった工程のほうが重要なポイントになってきます。
なるべく最初の段階から経営側と、各部門の実務に詳しいメンバーがそれぞれRPAを理解し（シナリオは組めなくてもRPAに何ができて何ができないか程度の知識）、業務の棚卸しの段階から関わっていくことが成功の鍵になります。
今回はRPA導入を成功させるポイントについてお話しさせていただきました。
RPA導入を検討中、過去に導入を試みたが上手くいかった、という方にとって少しでも参考になりましたら幸いです。
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（引用元：https://roumu-rpa.com/column/rpa0060/）
ー－－－－－－－ 引用ここまで ー－－－－－－－
認識によるギャップが大きいが故に「RPA導入にチャレンジしたがうまくいかなかった」といったケースもある為
事前にコミュニケーションを取り、双方の認識の違いを無くすことが非常に重要となります。
以上、今回はRPA導入の理想的な流れについてご説明させて頂きました。
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