RPAコラムRPA-COLUMN
「RPAによる業務自動化の実現」までに必要な期間
こんにちは。中小企業RPA研究会です。
今回は「RPAによる業務自動化の実現」までに必要な期間についてご説明させて頂きます。
RPAを導入する際に、重要視する要素の１つとして
- 業務の自動化が実現するまでにどれくらいの期間を要するのか
という内容につきまして
実際にお問い合わせ頂く質問の中でも、最も多い質問の1つになります。
「RPAによる業務自動化」をスムーズにする為に
実際に「RPAのシナリオを組む」という段階に、スムーズに辿り着く必要があります。
その為には大きく２つございます。
- 自動化に必要な環境を整える
- RPA担当者（シナリオ作成者）を決める
それぞれ解説いたします。
自動化に必要な環境を整える
まず、自動化実現までの基本的な流れは下記になります。
- 業務の選定
- 業務フロー(ルール)を決める
- シナリオ作成
- テスト運用を経て自動化実現
「自動化に必要な環境が整っているか」というのは「2.」に当たります。
どのような方法・手順でRPAに業務をさせるかを決める工程になります。
多くの場合、人の手作業による手順とRPAでの作業手順は異なります。
具体的な例として、お客様にメールを送信する業務を自動化する場合を挙げてみます。
会社名・担当者名・メールアドレスの情報が必要になりますが、人が行う場合は電話帳・過去のメール・記憶などを組み合わせて情報を引き出します。
RPAでは過去のメール・記憶はデータの引用元として使えませんので電話帳のみを使うことになります。
この電話帳に全てのデータが正しく入っているかの確認・修正作業が必要になります。
もしくは電話帳のシステムの仕様によっては、Excelなどに別でリストを作成し代用する必要もあります。
上記のような内容が「自動化に必要な環境が整っているか」という点になります。
なるべく早く次のステップの③に行きたい所ですが、ここで最善のフローを考え準備を整えることで効果の大きいシナリオ作成に繋がります。
RPA担当者（シナリオ作成者）を決める
自動化実現までの流れでいうと「3.シナリオ作成」の部分にあたります。
実際にRPAを操作しながら動作を組み込んでいきますが、その作業を誰が行うかで完成までの速度が大きく変わります。
具体的に作成スピードに影響を与える要素として下記が挙げられます。
- RPAに対する知識や理解の有無
- PCスキル・ITリテラシーの高さ
- シナリオ作成に充てられる時間の長さ
RPAに対する知識や理解の有無
当然ながらRPA経験者は作成速度が早く、未経験者はRPAの操作方法の習得から学習する必要があるため作成速度は遅くなります。
RPAで社内の何の作業の自動化が可能か、どのような発想で自動化を実現するか。といった思考に、最初から入ることができます。
PCスキル・ITリテラシーの高さ
RPA未経験者が、操作方法の習得にかかる時間に影響するのがこちらの要素になります。
プログラミングが出来る方(Excelのマクロを含む)、Excelの関数に詳しい方などはかなり短い時間での習得が可能です。(プログラミングを簡単にしたものがRPAになる為)
逆にPCを使うのが初めてという方は、PC操作を把握してからRPA操作を習得する必要がある為、まずはPCの使い方に慣れる必要になります。
PC操作を自動化するツールがRPAなので、自動化に必要なPC操作や、アプリ・システムへの理解は深い方が好ましいという事になります。
シナリオ作成に使える時間の量
時間ではなく期間でのお話になりますが、シナリオ作成に使える時間が多い方は、当然ながら短期間で完成ができます。
「普段の業務が忙しく時間が取れず、なかなか自動化が進まない」といった状況に陥らないよう、RPA担当者は一時的に業務量を減らずなど、社内での協力体制を作ることが必要となります。
まとめ
自動化実現までにかかる時間を決める要素は大きく2つ
- 自動化に必要な環境を整える
- RPA担当者（シナリオ作成者）を決める
自動化実現までの基本的な流れ
- 業務の選定
- 業務フロー(ルール)を決める
- シナリオ作成
- テスト運用を経て自動化実現
自動化に必要な環境が整っているかどうか
「2.業務フロー(ルール)を決める」
ここでしっかりとRPA用の作業手順を考え、準備を整えることで最大限効果を発揮するシナリオ作成に繋がる。
RPA担当者（シナリオ作成者）を決める
「3.シナリオ作成」の際に、作成速度に影響を与える要素は3つ
・RPAに対する知識や理解の有無
・PCスキル・ITリテラシーの高さ
・シナリオ作成に充てれる時間の長さ
以上、今回は業務自動化が実現するまでに必要な時間についてご説明させて頂きました。
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